快速摘要
你的同事正在把客戶名單貼進 ChatGPT 整理。這安全嗎？答案是「看情況」。本文提供一個簡單的三步驟判斷流程，讓每個員工都能自己判斷：這份資料可不可以給 AI？
現實狀況
根據多項調查，超過 60% 的員工在未經 IT 部門核准的情況下使用 AI 工具處理工作資料。這被稱為 Shadow AI——公司不知道員工在用 AI 做什麼。
問題不是「員工不該用 AI」，而是「沒有人告訴他們哪些資料可以用、哪些不行」。
三步驟判斷流程
每次把資料貼進 AI 之前，問自己三個問題：
- 這份資料公開了會怎樣？
- 沒什麼影響 → 可以用
- 有點尷尬但不嚴重 → 需要脫敏後再用
- 會造成損失或法律問題 → 不能用
- 裡面有沒有個人資料？
- 姓名、電話、Email、身分證字號、住址 → 需要脫敏
- 沒有 → 下一步
- 公司有沒有 AI 使用政策？
- 有 → 依照政策
- 沒有 → 預設為「機密以上不使用」
資料分類快速指南
| 分類 | 範例 | 可以給 AI？ |
|---|---|---|
| 公開 | 公司官網內容、產品說明 | 可以 |
| 內部 | 會議紀錄、專案進度、內部流程 | 脫敏後可以 |
| 機密 | 財務報表、客戶名單、合約 | 不建議（除非企業版） |
| 高度機密 | 營業秘密、未公開財報、法律文件 | 絕對不行 |
各平台的資料處理方式
| 平台 | 免費版 | 付費版 | 企業版 |
|---|---|---|---|
| ChatGPT | 可能用於訓練 | 可關閉訓練 | 不用於訓練 |
| Claude | 可能用於改善 | 不用於訓練 | 不用於訓練 |
| Gemini | 可能用於改善 | 不用於訓練 | 不用於訓練 |
安全使用的最佳實踐
- 脫敏：把真實姓名換成 A 先生、B 小姐
- 去識別化：移除可辨識個人的資訊
- 使用企業版：如果需要處理機密資料
- 關閉訓練：在 ChatGPT 設定中關閉「Improve the model」
- 不要上傳檔案：手動複製需要的內容，不要整份檔案上傳
可直接使用的判斷表
員工 AI 使用判斷表
在使用 AI 工具前，請確認以下項目：
- □ 資料不包含個人可識別資訊（PII）
- □ 資料分類為「內部」以下
- □ 已移除客戶名稱、金額等敏感數字
- □ 使用的 AI 平台已關閉訓練選項
- □ 結果不會直接用於外部溝通（需人工審查）
常見問題
我只是用 ChatGPT 潤稿，也需要擔心嗎？
如果文稿中不包含公司機密或客戶資訊，通常是安全的。但如果你在潤飾的是客戶合約或內部備忘錄，就需要先脫敏。
企業版是不是就完全安全了？
企業版解決了「資料不會用於訓練」的問題，但資料仍然會傳輸到 AI 供應商的伺服器。對於高度機密的資料，即使是企業版也應謹慎。
老闆說可以用就可以用嗎？
口頭同意不是正式的 AI 使用政策。建議推動公司制定書面的 AI 使用政策，明確定義資料分類和使用範圍。