快速摘要
AI 是寫信的最佳助手——可以調整語氣、翻譯、潤稿。但商務信件涉及公司形象，不能完全交給 AI。
適用情境
AI 寫信最有價值的情境：語氣不確定、跨語言溝通、制式回覆、潤稿修改。
不適合用 AI 的信件：高度機密內部溝通、法律文件、重大決策信件。
各類信件 Prompt 範例
商務回覆信
請幫我用專業但友善的語氣回覆以下信件。
背景：[你和對方的關係]
對方信件：[貼上]
我想表達的重點：[回覆重點]
語氣：專業、友善、不卑不亢
長度：不超過 150 字客訴回覆
客戶投訴：[貼上]
事實：[實際情況]
解決方案：[方案]
請用以下結構：1.感謝反映 2.致歉 3.說明原因 4.解決方案 5.追蹤承諾語氣調整技巧
| 效果 | 不要說 | 要說 |
|---|---|---|
| 委婉拒絕 | 用溫和語氣拒絕 | 先肯定提議，用「目前可能不太適合」拒絕，提供替代方案 |
| 專業正式 | 用正式語氣 | 使用敬語、避免口語、每段一個重點 |
| 友善親切 | 用親切語氣 | 可以用「嗨」開頭、適當使用感嘆號 |
跨國溝通注意事項
- 不要直譯：「請多多指教」直譯英文會很奇怪
- 文化差異：美國偏直接，日本偏委婉，中文偏正式
- 確認專業術語：AI 可能不知道你的產業用語
隱私與安全
注意：不要把完整客戶個資、合約金額、未公開計畫貼給 AI。用代稱替代。
常見問題
AI 寫的信太制式怎麼辦？
給 AI 足夠背景（關係、風格、互動歷史），輸出才會自然。
用 AI 寫信不尊重對方嗎？
用 AI 潤稿就像用 Grammarly 檢查文法，重要的是內容和判斷是你自己的。